Politique de confidentialité - Novoffice

Respect de la vie privée

Politique de confidentialité
Belgique, Boulevard du Triomphe 174, 1160 Auderghem (ci-après dénommé « Novoffice ») a le site internet www.novoffice.be (ci-après dénommé le « site »). Le site donne beaucoup d’informations sur les produits de la marque Ricoh et les services que propose la société. Novoffice SPRL reconnaît l’importance du caractère confidentiel des données personnelles. C’est pourquoi Novoffice s’engage à respecter votre vie privée et à traiter les données vous concernant avec le plus grand soin et la plus grande confidentialité. Ces données seront utilisées à aucune autre fin que celles indiquées dans le présent engagement. Tous nos traitements de données seront effectués conformément aux indications du présent Engagement des lois applicables.

Quel est l’objectif de la présente politique ?

La présente politique de confidentialité décrit notre rôle, les raisons pour lesquelles et la façon dont nous traitons les données à caractère personnel et, si vous êtes concerné(e), vos droits et nos coordonnées si vous souhaitez nous contacter.

Qui sommes-nous ?

Nous sommes la société Novoffice SPRL.  Nos coordonnées et les autres informations pertinentes nous concernant sont indiquées au bas de la présente politique de confidentialité. Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel conformément à la présente politique de confidentialité (sauf indication contraire dans celle-ci).

Quelles sont les personnes concernées ?
Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel dans le cas où :

  • Vous êtes l’un de nos clients ou l’un de nos fournisseurs.
  • Vous utilisez nos produits ou faites appel à nos services.
  • Vous travaillez pour l’un de nos clients ou pour l’un de nos fournisseurs, ou pour une personne qui utilise nos produits ou fait appel à nos services.Vous êtes une personne (ou vous travaillez pour une personne) auprès de qui nous souhaitons promouvoir nos produits ou services ou à qui nous souhaitons les vendre. Dans une telle situation, nous sommes susceptibles d’avoir obtenu vos coordonnées directement auprès de vous (par exemple par l’intermédiaire de notre site Internet ou lors d’un salon ou d’une exposition) ou d’une autre source.

Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?
Nous pouvons traiter les données à caractère personnel à votre sujet que vous nous avez transmises ou qui ont été obtenues par un autre moyen. Le traitement des données à caractère personnel vous concernant peut inclure les informations indiquées ci-dessous.

Vos informations personnelles
Nous sommes susceptibles de traiter vos informations personnelles, notamment :

  • Votre nom.
  • Votre employeur et l’intitulé de votre poste ou votre service.
  • Votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ou vos autres coordonnées (ces informations peuvent avoir trait à votre emploi ou à vous personnellement, en fonction de la nature de la relation que nous entretenons avec vous ou avec la personne qui vous emploie).

Informations que nous obtenons lors de communications avec vous
Nous sommes susceptibles de procéder au traitement d’informations que nous obtenons lors de communications avec vous, notamment :
Des informations vous concernant que vous nous transmettez lors de communications par téléphone, par courrier électronique, par l’intermédiaire de notre site Internet, par l’intermédiaire des réseaux sociaux ou autrement.

  • Des informations que vous nous transmettez ou que nous obtenons lorsque vous utilisez notre site Internet, achetez nos produits ou souscrivez nos services, lorsque vous nous fournissez des produits ou des services, posez des questions concernant un produit, passez une commande, participez à un concours, bénéficiez d’une promotion, répondez à une enquête, lorsque vous nous contactez afin de signaler un problème ou effectuez l’une de ces actions au nom de la personne qui vous emploie.

Informations concernant nos interactions avec vous ou la personne qui vous emploie
Nous sommes susceptibles de traiter des informations concernant nos interactions avec vous ou la personne qui vous emploie, notamment :

  • Des informations concernant des transactions conclues avec nous qui vous impliquent ou qui impliquent la personne qui vous emploie (par exemple des informations relatives aux produits ou aux services que nous vous avons fournis ou que nous avons fournis à la personne qui vous emploie ou qui nous ont été fournis par vous ou la personne qui vous emploie).
  • D’autres informations vous concernant qu’il nous faut traiter afin de conclure ou d’exécuter un contrat avec vous ou la personne qui vous emploie (par exemple, des informations relatives à votre permis de travail et des informations obtenues auprès d’agences d’évaluation du crédit si cela est nécessaire pour nous permettre de réaliser des contrôles appropriés dans le cadre de contrats conclus avec vous ou la personne qui vous emploie ou toute personne à laquelle vous êtes lié(e)).
  • Des informations relatives aux événements auxquels vous ou des proches êtes invité(e)(s), ainsi que vos informations personnelles et préférences dans la mesure où cela est pertinent dans le cadre de l’organisation et de la gestion de ces événements (par exemple des restrictions alimentaires).
  • Des informations vous concernant que vous nous avez transmises ou que nous avons obtenues lors de l’une de vos visites (par exemple si vous signez à l’entrée de nos locaux ou si vous êtes enregistré(e) par nos équipements de vidéosurveillance en circuit fermé lors de votre visite, ou si vous nous fournissez le numéro d’immatriculation de votre véhicule).

Quelles données à caractère personnel traitons-nous lorsque vous utilisez notre site Internet ?
Parmi les données que nous obtenons auprès de vous lorsque vous utilisez notre site Internet figurent :

  • des données techniques, y compris l’adresse IP utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet, vos informations de connexion, le type de navigateur et sa version, votre fuseau horaire, les types d’extensions de votre navigateur et leurs versions, le système d’exploitation et la plate-forme ;
  • des données concernant votre visite, y compris l’intégralité des URL consultées avant, pendant et après notre site Internet (y compris la date et l’heure) ; les produits que vous avez consultés ou recherchés ; les délais de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites de certaines pages, les interactions avec ces pages (telles que le défilement, les clics et les déplacements de votre souris), ainsi que les méthodes utilisées pour quitter la page concernée et tous les numéros de téléphone utilisés pour contacter notre service clients ou le nom d’utilisateur utilisé, sur les réseaux sociaux, pour prendre contact avec notre service clients.

Que faisons-nous de vos données à caractère personnel ?
Nous sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

  • Conclure et exécuter un contrat avec vous ou la personne qui vous emploie.
  • Afin de :
    • fournir des produits et des services à des clients ou à d’autres utilisateurs desdits biens et services ;
    • se procurer des biens et des services auprès de fournisseurs ou prestataires ;
    • gérer et administrer nos relations avec des clients, des fournisseurs et d’autres utilisateurs de nos biens et services ;

si vous ou la personne qui vous emploie êtes (est) le client, l’utilisateur ou le fournisseur desdits biens ou services à ces fins.

  • Pour promouvoir nos produits et fournir des informations les concernant.  Cela peut intervenir par l’intermédiaire de communications (telles que des courriers électroniques) ou des appels téléphoniques à des fins de prospection. Cela peut inclure des suggestions et des recommandations concernant des produits ou des services qui sont susceptibles de vous intéresser ou d’intéresser la personne qui vous emploie, et sera soumis aux préférences que vous avez déterminées, le cas échéant.
  • Administrer notre site Internet conformément à nos conditions générales et gérer son fonctionnement interne, notamment la résolution de pannes, l’analyse de données, des tests, des recherches, des statistiques et des enquêtes.
  • Améliorer notre site Internet afin de nous assurer que son contenu est présenté de la manière la plus efficace qui soit, pour vous et pour votre ordinateur.
  • Garantir la sûreté et la sécurité de notre site Internet et de nos autres systèmes.
  • Mesurer ou comprendre l’efficacité des publicités que nous vous proposons et que nous proposons à des tiers, et vous proposer des publicités qui retiendront votre attention.

À qui communiquons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous ne divulguons aucune informations.

Sur le fondement de quelles bases légales procédons-nous au traitement de vos données à caractère personnel ?
Le fondement juridique sur lequel nous nous appuyons pour procéder au traitement de vos données à caractère personnel est le suivant :

  • Si cela est nécessaire d’obtenir votre consentement préalable au traitement en question afin que nous soyons autorisés à effectuer, nous obtiendrons et nous nous appuierons sur votre consentement pour procéder au traitement correspondant (voir la rubrique ci-dessous pour savoir comment retirer votre consentement à tout moment).
  • À défaut, nous traiterons vos données à caractère personnel si ce traitement est nécessaire:
    • à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à la prise de mesures pré-contractuelles à votre demande ;
    • au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ; ou
    • aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons ou que toute autre personne poursuit, à condition que ne prévalent pas vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux qui imposent la protection des données à caractère personnel (la plupart des situations dans lesquelles nous procédons au traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre d’une relation que nous avons établie avec la personne qui vous emploie relèvera de cette catégorie).

Quelle est la durée de conservation de vos données à caractère personnel ?
Nous traitons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées, après quoi elles seront supprimées ou archivées, excepté dans la mesure où nous devons poursuivre leur traitement pour satisfaire des obligations légales auxquelles nous sommes soumis ou pour toute autre finalité légitime et licite.

Quels sont vos droits ?
Vous disposez des droits suivants concernant les données à caractère personnel que nous traitons :

  • Vous pouvez demander l’accès à vos données à caractère personnel (merci de vous reporter à la rubrique relative à l’accès à vos données à caractère personnel ci-dessous).
  • Vous pouvez demander la rectification des données à caractère personnel incorrectes que nous traitons, demander la limitation du traitement, vous opposer au traitement et le droit à la portabilité de vos données.
  • Dans certains cas (généralement lorsque vous nous avez communiqué les données à caractère personnel et s’il ne nous est plus nécessaire de continuer à les traiter), vous avez la possibilité de demander d’effacer les données à caractère personnel concernées.
  • Si nous traitons des données à caractère personnel sur la foi de votre consentement préalable, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, auquel cas nous cesserons le traitement concerné.
  • Si vous avez une réclamation relative à notre traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter ou déposer une réclamation auprès de la Autorité de Protection des Données.

Comment retirer votre consentement au traitement ?
Vous pouvez retirer votre consentement à tout traitement pertinent de données à caractère personnel en :

  • nous écrivant à l’adresse ci-dessous.

Comment exercer vos droits relatifs à vos données à caractère personnel ?
Vous pouvez exercer les droits relatifs à vos données à caractère personnel en :

  • nous écrivant à l’adresse ci-dessous.

Veuillez noter que nous pouvons être tenus de vous demander de plus amples informations afin de confirmer votre identité avant de transmettre les informations demandées.

Nos coordonnées – nous contacter
Nos coordonnées sont les suivantes :
Novoffice SPRL
Boulevard du Triomphe, 174
1160 Auderghem
Téléphone : 02/520.94.76
Adresse e-mail: direction@novoffice.be

L’Autorité de protection des données
Autorité de Protection des Données  est l’autorité de contrôle en Belgium. Elle peut vous fournir de plus amples informations concernant vos droits et obligations à l’égard de vos données à caractère personnel et traiter toute réclamation que vous pourriez avoir quant à la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

Modifications de la présente politique de confidentialité
Toute modification apportée à l’avenir à notre politique de confidentialité sera publiée sur cette page et le cas échéant, vous sera notifiée par courrier électronique. Nous vous remercions de la consulter régulièrement afin de prendre connaissance des mises à jour ou des modifications de notre politique de confidentialité.

Date de la présente politique
La présente politique a été mise à jour le 28/05/2018