Voici les 7 questions à vous poser pour mieux définir vos besoins.
Si vous envisagez d’acheter une ou plusieurs nouvelles imprimantes, vous avez sans doute déjà arpenté le web pour vous documenter. Il existe un éventail incroyable de solutions et technologies sur le marché qui se vantent toutes de répondre à tous les besoins d’impression des entreprises. Elles font tout sauf le café.
Mais par où commencer ? Comment choisir une imprimante multifonction ? Comme pour toute décision d’achat, il faut analyser les besoins et les exigences spécifiques.
Définissez vos critères avant de vous lancer dans l'achat d'une nouvelle imprimante.
Pour commencer, avez-vous déjà une idée du type d’imprimante qui correspond le mieux à vos besoins ? Quel modèle répond le mieux aux volumes que vous imprimez ? Avez-vous besoin d’une imprimante ou d’un appareil multifonction ? Quel est le coût de fonctionnement d’une imprimante comparé à un multifonction ? Tous ces critères sont essentiels lors de l’achat d’une nouvelle imprimante.
Avant d’explorer les options qui s’offrent à vous, prenez le temps de réfléchir à l’usage que vous ferez de l’imprimante. Avez-vous besoin d’une imprimante personnelle ou plutôt une imprimante partagée avec plusieurs utilisateurs ? Devez-vous scanner et archiver des documents en plus de l’impression et la copie traditionnelle ? Vous avez lancé la transformation digitale de votre entreprise et vous envisagez de passer à la gestion électronique de documents ? Combien de pages imprimez-vous mensuellement ? Quelle qualité d’impression exigez-vous ? L’appareil doit-il être sécurisé tout en étant facile à connecter et à utiliser ?
Novoffice a compilé les 8 questions à se poser avant l'achat d'une nouvelle imprimante
Lorsque vous achetez une nouvelle imprimante, multifonction, copieur, photocopieur ou photocopieuse, peu importe son nom, il est essentiel de faire le bon choix. Les clients nous demandent souvent “Quelle est la meilleure imprimante multifonction du moment ?”. Notre réponse est simple, tout dépend de l’utilisation que vous en faites.
Certaines imprimantes finissent parfois par coûter plus cher que prévu et tomber en panne souvent si elles ne sont pas adaptées à vos réels besoins. En outre, la technologie des imprimantes modernes évolue à une vitesse très rapide, mieux vaut choisir la solution la plus adaptée à votre business et à vos objectifs de croissance.
1. L’imprimante répond-elle ou dépasse vos besoins mensuels en termes de volume ? Quel est le volume d’impression actuel de votre entreprise, et comment pourrait-il évoluer ?
2. De quelles fonctions ai-je besoin ? Pensez à la couleur, le scanner, les finitions comme l’agrafage, l’impression à partir d’un Mac ou d’un PC.
3. L’appareil est-il prévu pour évoluer avec les nouvelles technologies ? Pouvez-vous numériser vers le cloud personnel et professionnel ? Vos employés peuvent-ils accéder à l’appareil à distance à partir de smartphones ou tablettes ?
4. Quel niveau de sécurité de l’information exigez-vous ? Votre imprimante doit protéger votre entreprise contre les menaces de sécurité et respecter le règlement général sur la protection des données.
5. Est-elle facile à utiliser ? Les nouveaux appareils multifonctions disposent aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités, mais sont-ils faciles à utiliser ? Est-il possible de personnaliser l’écran et les options de base pour simplifier l’usage quotidien.
6. Est-ce le bon investissement ? Avez-vous pris en compte le coût total de l’achat et le prix de l’impression sur la durée d’utilisation en fonction de vos volumes ?
7. Votre fournisseur offre-t-il un bon service d’assistance à la clientèle ? En cas de problème, dans quelle mesure sont-ils réactifs et efficaces, et comprennent-ils vraiment vos difficultés ?
Vous envisagez d'acheter une nouvelle imprimante pour votre entreprise ?
Si oui, achetez-vous une imprimante ou une solution d’impression ? Dans les environnements de travail numériques et agiles d’aujourd’hui, la fonction principale d’une imprimante de bureau a évolué. Ce sont désormais des appareils connectés très polyvalents qui boostent la productivité de l’entreprise. Mise en œuvre de flux de gestion de documents numériques, réception de documents, numérisation, courrier hybride et ce n’est qu’un début…
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