Algemene Voorwaarden

Solutions d’impression, de numérisation et de gestion documentaire

Novoffice Digidoc Bureau & Showroom – Siège social : Avenue des Communautés 110, B-1200 Woluwe-Saint-Lambert T +32 2 897 50 00 – digidoc@novoffice.be – novoffice.be TVA BE 0897.225.353 CBC : BE10 7320 3069 5804 – BIC/SWIFT : CREGBEBB BNP : BE69 0015 4966 0478 – BIC/SWIFT : GEBABEBB Unité d’établissement 2001 – Informatique : Boulevard de la Résistance 10, 1400 Nivelles

Les présentes conditions générales constituent le cadre contractuel applicable à la vente, la fourniture, l’installaion, la configuration, la mise en service, l’entretien et les services associés aux solutions d’impression, de numérisation et de gestion documentaire de Novoffice Digidoc, ci-après « le Fournisseur ».

1. CHAMP D’APPLICATION ET FORMATION DU CONTRAT

1.1. Les présentes conditions s’appliquent à toute offre, commande, vente, mission, installation, intervention, service ou prestation du Fournisseur destinée à un client agissant principalement à des fins professionnelles, dans le périmètre de son activité propre décrit ci-dessus.
1.2. Toute commande ou utilisation d’un service implique l’acceptation des présentes conditions. Les conditions du client ne sont applicables qu’en cas d’acceptation écrite et préalable du Fournisseur.
1.3. Les devis, estimations et propositions sont établis sur la base des informations disponibles. Sauf mention contraire, ils ne lient le Fournisseur qu’après acceptation écrite de la commande ou commencement d’exécution.
1.4. Les commandes acceptées sont irrévocables, sous réserve des dispositions impératives éventuellement applicables.
1.5. Si une disposition est nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent en vigueur.

2. OFFRES, PRIX ET COMMANDES

2.1. Les prix sont exprimés en euros hors TVA, taxes, contributions, frais de transport, déplacement, installation et autres frais, sauf indication contraire.
2.2. Les prix des matériels, composants, licences, abonnements ou services de tiers peuvent être adaptés avant livraison ou renouvellement lorsqu’un fabricant, distributeur, éditeur, opérateur ou autre fournisseur tiers modifie ses tarifs, conditions ou coûts applicables. Le client en est informé dans la mesure raisonnablement possible.
2.3. Toute modification du périmètre, des quantités, prérequis, délais, lieu d’intervention ou spécifications demandée par le client peut donner lieu à une révision du prix et du planning.
2.4. Sauf stipulation contraire, un acompte peut être demandé à la commande. Les commandes spéciales, personnalisées, configurées ou engagées spécifiquement pour le client peuvent être facturées en tout ou partie avant livraison.

3. LIVRAISON, INSTALLATION ET ACCEPTATION

3.1. Les délais communiqués sont indicatifs sauf engagement écrit exprès. Un retard imputable à un fabricant, distributeur, transporteur ou autre tiers échappant au contrôle raisonnable du Fournisseur ne constitue pas, à lui seul, une faute du Fournisseur.
3.2. Les risques liés au matériel sont transférés au client lors de la livraison, de l’enlèvement ou de la mise à disposition.
3.3. Lorsque l’installation est prévue, le client garantit l’accessibilité du site et met à disposition les alimentations électriques, connexions réseau, accès Internet, adresses IP, comptes et autorisations nécessaires.
3.4. Une installation ou mise en service est réputée acceptée à la signature du bon d’intervention ou d’installation, à la mise en service effective ou, à défaut de réserve écrite circonstanciée, dans les trois jours ouvrables suivant son achèvement.
3.5. Toute seconde visite ou intervention rendue nécessaire par un site non prêt, des accès manquants, une infrastructure non conforme ou l’intervention d’un tiers peut être facturée.

4. ÉQUIPEMENTS D’IMPRESSION ET GARANTIES

4.1. Les caractéristiques, vitesses, capacités, rendements, dimensions, illustrations et fiches techniques sont indicatifs et peuvent évoluer selon les fabricants.
4.2. Sauf engagement propre du Fournisseur expressément indiqué, les matériels bénéficient de la garantie du fabricant selon ses conditions, durées, exclusions et procédures.
4.3. Sont notamment exclus de la garantie : usure normale, consommables et pièces d’usure, dommages de transport non signalés, chocs, liquides, surtensions, défauts électriques, environnement inadapté, utilisation non conforme, intervention d’un tiers non autorisé ou non-respect des prescriptions d’entretien.
4.4. Aucun retour de matériel ne peut être effectué sans accord préalable du Fournisseur.
4.5. Lorsque la durée normale d’utilisation d’un consommable ou d’une pièce d’usure est inférieure à celle de la garantie du matériel, la garantie de cette pièce est limitée à sa durée normale d’utilisation.

5. ENTRETIEN, CONSOMMABLES ET SERVICES APRÈS-VENTE

5.1. La vente du matériel n’inclut pas automatiquement un contrat d’entretien, de maintenance ou de fourniture de consommables.
5.2. Lorsqu’un contrat d’entretien distinct est conclu, son périmètre, ses exclusions, ses volumes, ses modalités de relevé de compteurs et sa tarification sont régis par ses conditions particulières.
5.3. Les toners, encres, tambours, unités d’imagerie, kits de maintenance, agrafes et autres consommables ne sont inclus que s’ils sont expressément mentionnés dans l’offre ou le contrat.
5.4. Le client utilise des consommables conformes aux spécifications du fabricant ou approuvés par le Fournisseur. Les dommages résultant de consommables inadaptés peuvent être exclus de la garantie.
5.5. Les interventions hors garantie ou hors contrat, notamment déplacement, diagnostic, nettoyage, réglage, reconfiguration ou réparation après mauvaise utilisation ou intervention d’un tiers, sont facturables.

6. LOGICIELS, PILOTES, FIRMWARES ET CONNECTIVITÉ

6.1. Les logiciels, pilotes, firmwares, applications de gestion d’impression ou de numérisation et services cloud de tiers restent soumis aux conditions de leurs éditeurs ou fabricants.
6.2. Le Fournisseur peut agir comme revendeur, intégrateur ou intermédiaire et ne peut garantir une fonctionnalité, compatibilité ou disponibilité qui dépend exclusivement d’un tiers.
6.3. Le client est responsable de la compatibilité et du maintien de son infrastructure, de son réseau, de ses systèmes d’exploitation, de ses politiques de sécurité et de ses accès.
6.4. Sauf convention contraire, les licences ou abonnements renouvelables sont facturés selon la périodicité prévue au contrat et les tarifs applicables au renouvellement.
6.5. Le Fournisseur ne peut garantir qu’un éditeur ou fabricant maintiendra indéfiniment une version, un pilote, une fonctionnalité, une API, une compatibilité ou un service cloud.

7. DONNÉES, CONFIGURATIONS ET RGPD

7.1. Le client reste responsable de ses fichiers, données, carnets d’adresses, identifiants et configurations stockés ou utilisés sur les équipements.
7.2. Avant toute intervention susceptible d’affecter des données ou configurations, le client prend les mesures de sauvegarde appropriées, sauf prestation spécifique confiée au Fournisseur.
7.3. En cas de reprise, remplacement, retour ou fin d’utilisation d’un équipement comportant un support de stockage, l’effacement sécurisé des données n’est compris que s’il a été expressément commandé.
7.4. Le Fournisseur met en oeuvre des mesures techniques raisonnables dans le cadre des prestations commandées sans pouvoir garantir l’absence absolue d’incident ou de perte de données.
7.5. Lorsque requis, les parties concluent un accord de sous-traitance conforme à la réglementation applicable.
7.6. Le client autorise le recours aux sous-traitants techniques nécessaires à l’exécution des services.

8. RÉSERVE DE PROPRIÉTÉ

8.1. Le matériel vendu demeure la propriété du Fournisseur jusqu’au paiement intégral du prix, accessoires, intérêts et frais compris.
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8.2. Jusqu’au paiement complet, le client ne peut céder, mettre en gage ou grever le matériel sans accord écrit du Fournisseur et doit informer celui-ci de toute saisie ou revendication d’un tiers.
8.3. Le transfert des risques au client intervient indépendamment du transfert de propriété. Les licences et droits d’utilisation éventuels ne transfèrent aucun droit de propriété intellectuelle sur les logiciels concernés.

9. FACTURATION ET PAIEMENT

9.1. Sauf stipulation contraire, les factures sont payables selon l’échéance indiquée sur la facture, sans escompte, sur le compte bancaire du Fournisseur mentionné sur celle-ci.
9.2. Toute contestation de facture doit être motivée et adressée par écrit dans les huit jours de sa date. La partie non contestée reste payable à l’échéance.
9.3. En cas de retard de paiement, les intérêts et indemnités prévus par le contrat et la législation belge applicable aux transactions commerciales sont dus de plein droit, sans préjudice des frais raisonnables de recouvrement.
9.4. Tout défaut de paiement autorise le Fournisseur, après application des règles impératives éventuelles, à suspendre les livraisons, services, interventions ou renouvellements jusqu’à régularisation.
9.5. Les factures peuvent être émises et conservées électroniquement.

10. DURÉE, RENOUVELLEMENT ET RÉSILIATION

10.1. La durée de chaque service, abonnement, maintenance, location ou engagement à durée déterminée est celle indiquée dans l’offre ou le contrat particulier.
10.2. Les modalités de renouvellement et de préavis sont celles indiquées dans le contrat particulier ou, pour les services de tiers, celles imposées par le fournisseur concerné et communiquées au client.
10.3. En cas de manquement grave non réparé dans un délai raisonnable après mise en demeure, l’autre partie peut résilier le contrat, sans préjudice de ses autres droits.
10.4. En cas de résiliation anticipée imputable au client d’un engagement à durée déterminée, restent dus les montants déjà échus ainsi que les coûts non récupérables et engagements envers des tiers souscrits pour le client, sans préjudice de l’indemnisation du dommage réellement subi dans les limites autorisées par la loi.
10.5. À la fin du contrat, les prestations de restitution, démontage, réversibilité, migration, export ou remise en état qui ne sont pas comprises dans le contrat sont facturables.

11. RESPONSABILITÉ

11.1. Le Fournisseur n’est responsable que des dommages directs prouvés résultant d’une faute contractuelle qui lui est imputable, sous réserve des responsabilités qui ne peuvent légalement être exclues ou limitées.
11.2. Dans la mesure permise par la loi, sont exclus les dommages indirects tels que perte de chiffre d’affaires, bénéfice, clientèle, opportunité, réputation, économies attendues ou interruption d’activité.
11.3. Sauf dol ou autre cas dans lequel une limitation serait légalement interdite, la responsabilité totale du Fournisseur au titre d’un événement est limitée au montant hors TVA payé pour le bien ou la prestation directement concerné ou, pour un service récurrent, aux redevances payées pour les trois mois précédant l’événement dommageable.
11.4. Le Fournisseur n’est pas responsable d’une défaillance causée par l’infrastructure du client, une mauvaise utilisation, une modification non validée, l’intervention d’un tiers, un fabricant, éditeur, opérateur, service Internet ou un cas de force majeure.
11.5. Le client doit notifier tout incident susceptible d’engager la responsabilité du Fournisseur dans un délai raisonnable et prendre les mesures nécessaires pour limiter son dommage.

12. FORCE MAJEURE ET DÉPENDANCES TIERCES

12.1. Aucune partie n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution résultant d’un événement échappant raisonnablement à son contrôle, notamment panne généralisée, indisponibilité d’un fabricant, éditeur, opérateur ou fournisseur, pénurie, retard logistique, cyberattaque majeure, embargo, conflit, incendie, catastrophe, grève externe ou décision d’autorité.
12.2. L’exécution est suspendue pendant la durée de l’empêchement. Si celui-ci se prolonge de manière telle que la poursuite du contrat devient déraisonnable, les parties se concertent sur sa poursuite ou sa fin.

13. CONFIDENTIALITÉ ET DONNÉES

13.1. Chaque partie traite comme confidentielles les informations techniques, commerciales, financières et organisationnelles reçues de l’autre partie et ne les utilise que pour l’exécution de la relation contractuelle.
13.2. Cette obligation ne s’applique pas aux informations publiques, déjà légitimement connues, reçues licitement d’un tiers ou dont la divulgation est imposée par la loi ou une autorité compétente.
13.3. Lorsque le Fournisseur traite des données à caractère personnel pour le compte du client, les parties respectent la réglementation applicable et concluent, lorsque requis, un accord de sous-traitance.

14. CESSION ET SOUS-TRAITANCE

14.1. Le client ne peut céder le contrat sans accord écrit préalable du Fournisseur.
14.2. Le Fournisseur peut recourir à des sous-traitants spécialisés et céder des créances ou droits de paiement, dans le respect des obligations légales applicables.

15. COMMUNICATIONS ET PREUVE

15.1. Les communications contractuelles peuvent être valablement effectuées par courrier électronique aux coordonnées communiquées par les parties, sauf lorsqu’une forme particulière est imposée par la loi ou le contrat.
15.2. Les offres acceptées, bons de commande, bons de livraison, bons d’intervention ou de réception, rapports techniques, tickets, relevés, courriels et enregistrements électroniques peuvent servir d’éléments de preuve, sous réserve de la preuve contraire.

16. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION

16.1. Le contrat est régi par le droit belge.
16.2. Sous réserve des règles impératives de compétence, tout litige relève des tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles, correspondant au siège social du Fournisseur à Woluwe-Saint-Lambert. L’existence de l’unité d’établissement de Nivelles est sans préjudice de toute compétence territoriale impérative ou légalement applicable. Le Fournisseur conserve le droit d’agir devant toute autre juridiction compétente lorsque la loi le permet.

17. DISPOSITIONS FINALES

17.1. Les conditions particulières, devis, cahiers des charges, bons de commande, contrats de service ou de maintenance et annexes acceptés font partie de l’accord. En cas de contradiction, les conditions particulières expressément convenues prévalent sur les présentes conditions générales.
17.2. Le fait pour une partie de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.
17.3. Toute modification ou dérogation substantielle doit être établie ou communiquée conformément au contrat et à la législation applicable.
NOTE DE VALIDATION : Projet contractuel B2B harmonisé au sein de l’univers Novoffice. Les clauses sensibles, notamment paiement, limitation de responsabilité, réserve de propriété, résiliation et compétence territoriale, sont à faire valider par un conseil juridique belge avant publication.