Werknemers verliezen nog steeds 15 uur per week aan administratieve taken

Administratieve overlast remt Belgische bedrijven nog steeds af

Belgische bedrijfsleiders worden zich steeds meer bewust van de impact van administratieve overlast op de prestaties van hun organisatie.

Toch wijden medewerkers in veel bedrijven nog steeds een aanzienlijk deel van hun tijd aan repetitieve taken met lage toegevoegde waarde.

Volgens een Europees onderzoek besteden kantoormedewerkers gemiddeld 15 uur per week aan administratieve taken, zoals documentverwerking, informatiezoeken, e-mailbeheer of handmatig gegevensinvoer.

Meer dan een kwart van de medewerkers geeft zelfs aan dat deze activiteiten het grootste deel van hun werkdag in beslag nemen.

Een werkelijkheid die ook in België wordt waargenomen

Bij Novoffice zien we deze situatie elke dag terug bij Belgische organisaties. Ondanks investeringen in digitale transformatie blijven veel processen sterk afhankelijk van papier, e-mails, Excel-bestanden of handmatige ingrepen.

Dit leidt tot:

• aanzienlijk tijdverlies voor medewerkers;
• risico op fouten door dubbele invoer en handmatige verwerking;
• moeilijkheden om snel de juiste informatie te vinden;
• vertragingen in validatie- en interne processen;
• toegenomen risico’s op het gebied van compliance en gegevensbeveiliging.

Buiten het productiviteitverlies bindt deze administratieve last middelen vast die beter kunnen worden ingezet voor activiteiten die waarde creëren, ten dienste van klanten en bedrijfsgroei.

Teams worden regelmatig geconfronteerd met repetitieve taken die hun werk vertragen:

• dezelfde informatie meerdere keren opnieuw invoeren;
• documenten zoeken die verspreid over verschillende systemen liggen;
• overvolle mailboxen beheren;
• rapporten of dashboards handmatig bijwerken;
• goedkeuringsprocedures volgen die nog grotendeels op papier of per e-mail lopen.

Deze taken, vaak onzichtbaar, vertegenwoordigen aanzienlijke kosten voor bedrijven en hebben direct impact op de motivatie van medewerkers.

Automatisering als prestatiemiddel

Intelligente procesautomatisering stelt organisaties nu in staat om een groot deel van deze repetitieve taken weg te werken.

Dankzij documentdematerialisatie, electronische documentbeheer (EDM), geautomatiseerde workflows en integratie van bestaande systemen kunnen bedrijven:

• de tijd voor administratieve taken aanzienlijk verminderen;
• de kwaliteit en betrouwbaarheid van gegevens verbeteren;
• validatieprocessen versnellen;
• compliance en traceerbaarheid van documenten versterken;
• medewerkers meer tijd geven voor taken met hoge toegevoegde waarde.

De aanpak van Novoffice

Bij Novoffice begeleiden we Belgische bedrijven in hun digitale transformatie door documentbeheer te vereenvoudigen en bedrijfsprocessen te automatiseren.

Ons doel is eenvoudig: organisaties in staat stellen de administratieve last te verminderen, hun informatie te beveiligen en tijd vrij te maken voor activiteiten die werkelijk waarde creëren.

Digitale transformatie gaat niet alleen om documenten te digitaliseren. Het gaat er vooral om processen vloeiender, sneller en betrouwbaarder te maken, zodat zowel operationele prestaties als de ervaringen van medewerkers verbeteren.”>