Conditions générales

Solutions informatiques, cloud, cybersécurité, connectivité et services IT

Novoffice Global IT SRL Bureau & Showroom : Avenue des Communautés 110, B-1200 Woluwe-Saint-Lambert Siège social : Rue du Fond Cattelain 2 bte 2/2, B-1435 Mont-Saint-Guibert T +32 2 897 50 00 – globalit@novoffice.be – novoffice.be TVA BE 0423 750 141 – BNP BE07 2100 9341 2466

Les présentes conditions générales constituent le cadre contractuel applicable aux ventes de matériel informatique, licences et abonnements logiciels, prestations de conseil et d’intégration, installations, services de support et de maintenance, services cloud, sauvegarde, cybersécurité et connectivité fournis par Novoffice Global IT SRL, ci-après « le Fournisseur ».

1. CHAMP D’APPLICATION ET FORMATION DU CONTRAT

1.1. Les présentes conditions s’appliquent à toute offre, commande, vente, mission, installation, intervention, service ou prestation du Fournisseur destinée à un client agissant principalement à des fins professionnelles, dans le périmètre de son activité propre décrit ci-dessus.
1.2. Toute commande ou utilisation d’un service implique l’acceptation des présentes conditions. Les conditions du client ne sont applicables qu’en cas d’acceptation écrite et préalable du Fournisseur.
1.3. Les devis, estimations et propositions sont établis sur la base des informations disponibles. Sauf mention contraire, ils ne lient le Fournisseur qu’après acceptation écrite de la commande ou commencement d’exécution.
1.4. Les commandes acceptées sont irrévocables, sous réserve des dispositions impératives éventuellement applicables.
1.5. Si une disposition est nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent en vigueur.

2. OFFRES, PRIX ET COMMANDES

2.1. Les prix sont exprimés en euros hors TVA, taxes, contributions, frais de transport, déplacement, installation et autres frais, sauf indication contraire.
2.2. Les prix des matériels, composants, licences, abonnements ou services de tiers peuvent être adaptés avant livraison ou renouvellement lorsqu’un fabricant, distributeur, éditeur, opérateur ou autre fournisseur tiers modifie ses tarifs, conditions ou coûts applicables. Le client en est informé dans la mesure raisonnablement possible.
2.3. Toute modification du périmètre, des quantités, prérequis, délais, lieu d’intervention ou spécifications demandée par le client peut donner lieu à une révision du prix et du planning.
2.4. Sauf stipulation contraire, un acompte peut être demandé à la commande. Les commandes spéciales, personnalisées, configurées ou engagées spécifiquement pour le client peuvent être facturées en tout ou partie avant livraison.

3. LIVRAISON, INSTALLATION ET ACCEPTATION

3.1. Les délais communiqués sont indicatifs sauf engagement écrit exprès. Un retard imputable à un fabricant, éditeur, transporteur, opérateur, fournisseur cloud ou autre tiers échappant au contrôle raisonnable du Fournisseur ne constitue pas, à lui seul, une faute du Fournisseur.
3.2. Les risques liés au matériel sont transférés au client lors de la livraison ou de la mise à disposition.
3.3. Le client fournit en temps utile les accès, informations, comptes, autorisations, alimentations électriques, connectivité, locaux et prérequis techniques nécessaires.
3.4. Une installation ou intervention est réputée acceptée à la signature du bon d’intervention, à la mise en production ou, à défaut de réserve écrite circonstanciée, dans les trois jours ouvrables suivant son achèvement.
3.5. Toute intervention supplémentaire causée par des informations incomplètes, une infrastructure non conforme ou l’intervention d’un tiers peut être facturée.

4. MATÉRIEL INFORMATIQUE ET GARANTIES

4.1. Les caractéristiques, illustrations et fiches techniques sont indicatives et peuvent évoluer selon les fabricants.
4.2. Sauf engagement propre du Fournisseur expressément indiqué, le matériel bénéficie de la garantie du fabricant selon ses conditions, durées, exclusions et procédures RMA.
4.3. Sont notamment exclus de la garantie : mauvaise utilisation, choc, liquide, surtension, défaut électrique, environnement inadéquat, usure normale, consommables, intervention non autorisée, modification matérielle ou logicielle non validée et dommage imputable à un produit tiers.
4.4. Aucun retour de matériel ne peut être effectué sans accord préalable du Fournisseur et, le cas échéant, numéro de retour/RMA.

5. SERVICES IT, SUPPORT ET MAINTENANCE

5.1. Sauf SLA écrit, les prestations du Fournisseur constituent des obligations de moyens. Les temps de réponse ou de résolution annoncés sont indicatifs.
5.2. Les contrats de support ou de maintenance couvrent uniquement les équipements, logiciels, utilisateurs, sites et services expressément identifiés.
5.3. Les prestations hors périmètre, hors heures ouvrables, urgentes, sur site, ou rendues nécessaires par une modification du client ou d’un tiers sont facturables séparément.
5.4. Le client désigne des interlocuteurs habilités et coopère raisonnablement au diagnostic, aux tests et à la résolution des incidents.

6. LOGICIELS, LICENCES, CLOUD ET SERVICES DE TIERS

6.1. Les logiciels, services cloud, abonnements, télécommunications et autres services de tiers restent soumis aux licences, conditions d’utilisation, politiques de sécurité, disponibilités et conditions tarifaires de leurs éditeurs ou opérateurs.
6.2. Le Fournisseur peut agir comme revendeur, intégrateur ou intermédiaire et ne peut garantir une fonctionnalité, disponibilité ou pérennité qui dépend exclusivement d’un tiers.
6.3. Le client respecte les métriques de licence, limitations d’utilisateurs, appareils, capacités, territoires et durées applicables.
6.4. Sauf convention contraire, les abonnements renouvelables sont facturés selon la périodicité prévue au contrat et les tarifs applicables au renouvellement.
6.5. Les développements, scripts, configurations, documentations ou méthodes préexistants du Fournisseur restent sa propriété.

7. DONNÉES, SAUVEGARDES, CYBERSÉCURITÉ ET RGPD

7.1. Le client reste responsable de ses données, de leur licéité, de leur classification, de ses politiques d’accès et de la conservation des sauvegardes nécessaires, sauf service expressément confié au Fournisseur.
7.2. Lorsqu’un service de sauvegarde est contracté, son périmètre, sa fréquence, sa rétention, ses tests de restauration et ses exclusions sont ceux définis au contrat.
7.3. Le client applique des mesures de sécurité raisonnables, notamment la gestion des accès, mots de passe, comptes administrateurs, mises à jour et, lorsque pertinent, l’authentification multifacteur.
7.4. Le Fournisseur met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables sans pouvoir garantir l’absence absolue d’incident, d’attaque, de malware, de perte de données ou d’indisponibilité.
7.5. Lorsque requis, les parties concluent un accord de sous-traitance conforme à la réglementation applicable.
7.6. Le client autorise le recours aux sous-traitants techniques nécessaires à l’exécution des services.

8. RÉSERVE DE PROPRIÉTÉ

8.1. Le matériel vendu demeure la propriété du Fournisseur jusqu’au paiement intégral du prix, accessoires, intérêts et frais compris.
8.2. Jusqu’au paiement complet, le client ne peut céder, mettre en gage ou grever le matériel sans accord écrit du Fournisseur et doit informer celui-ci de toute saisie ou revendication d’un tiers.
8.3. Le transfert des risques au client intervient indépendamment du transfert de propriété. Les licences et droits d’utilisation éventuels ne transfèrent aucun droit de propriété intellectuelle sur les logiciels concernés.

9. FACTURATION ET PAIEMENT

9.1. Sauf stipulation contraire, les factures sont payables selon l’échéance indiquée sur la facture, sans escompte, sur le compte bancaire du Fournisseur mentionné sur celle-ci.
9.2. Toute contestation de facture doit être motivée et adressée par écrit dans les huit jours de sa date. La partie non contestée reste payable à l’échéance.
9.3. En cas de retard de paiement, les intérêts et indemnités prévus par le contrat et la législation belge applicable aux transactions commerciales sont dus de plein droit, sans préjudice des frais raisonnables de recouvrement.
9.4. Tout défaut de paiement autorise le Fournisseur, après application des règles impératives éventuelles, à suspendre les livraisons, services, interventions ou renouvellements jusqu’à régularisation.
9.5. Les factures peuvent être émises et conservées électroniquement.

10. DURÉE, RENOUVELLEMENT ET RÉSILIATION

10.1. La durée de chaque service, abonnement, maintenance, location ou engagement à durée déterminée est celle indiquée dans l’offre ou le contrat particulier.
10.2. Les modalités de renouvellement et de préavis sont celles indiquées dans le contrat particulier ou, pour les services de tiers, celles imposées par le fournisseur concerné et communiquées au client.
10.3. En cas de manquement grave non réparé dans un délai raisonnable après mise en demeure, l’autre partie peut résilier le contrat, sans préjudice de ses autres droits.
10.4. En cas de résiliation anticipée imputable au client d’un engagement à durée déterminée, restent dus les montants déjà échus ainsi que les coûts non récupérables et engagements envers des tiers souscrits pour le client, sans préjudice de l’indemnisation du dommage réellement subi dans les limites autorisées par la loi.
10.5. À la fin du contrat, les prestations de restitution, démontage, réversibilité, migration, export ou remise en état qui ne sont pas comprises dans le contrat sont facturables.

11. RESPONSABILITÉ

11.1. Le Fournisseur n’est responsable que des dommages directs prouvés résultant d’une faute contractuelle qui lui est imputable, sous réserve des responsabilités qui ne peuvent légalement être exclues ou limitées.
11.2. Dans la mesure permise par la loi, sont exclus les dommages indirects tels que perte de chiffre d’affaires, bénéfice, clientèle, opportunité, réputation, économies attendues ou interruption d’activité.
11.3. Sauf dol ou autre cas dans lequel une limitation serait légalement interdite, la responsabilité totale du Fournisseur au titre d’un événement est limitée au montant hors TVA payé pour le bien ou la prestation directement concerné ou, pour un service récurrent, aux redevances payées pour les trois mois précédant l’événement dommageable.
11.4. Le Fournisseur n’est pas responsable d’une défaillance causée par l’infrastructure du client, une mauvaise utilisation, une modification non validée, l’intervention d’un tiers, un fabricant, éditeur, opérateur, service Internet ou un cas de force majeure.
11.5. Le client doit notifier tout incident susceptible d’engager la responsabilité du Fournisseur dans un délai raisonnable et prendre les mesures nécessaires pour limiter son dommage.

12. FORCE MAJEURE ET DÉPENDANCES TIERCES

12.1. Aucune partie n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution résultant d’un événement échappant raisonnablement à son contrôle, notamment panne généralisée, indisponibilité d’un fabricant, éditeur, opérateur ou fournisseur, pénurie, retard logistique, cyberattaque majeure, embargo, conflit, incendie, catastrophe, grève externe ou décision d’autorité.
12.2. L’exécution est suspendue pendant la durée de l’empêchement. Si celui-ci se prolonge de manière telle que la poursuite du contrat devient déraisonnable, les parties se concertent sur sa poursuite ou sa fin.

13. CONFIDENTIALITÉ ET DONNÉES

13.1. Chaque partie traite comme confidentielles les informations techniques, commerciales, financières et organisationnelles reçues de l’autre partie et ne les utilise que pour l’exécution de la relation contractuelle.
13.2. Cette obligation ne s’applique pas aux informations publiques, déjà légitimement connues, reçues licitement d’un tiers ou dont la divulgation est imposée par la loi ou une autorité compétente.
13.3. Lorsque le Fournisseur traite des données à caractère personnel pour le compte du client, les parties respectent la réglementation applicable et concluent, lorsque requis, un accord de sous-traitance.

14. CESSION ET SOUS-TRAITANCE

14.1. Le client ne peut céder le contrat sans accord écrit préalable du Fournisseur.
14.2. Le Fournisseur peut recourir à des sous-traitants spécialisés et céder des créances ou droits de paiement, dans le respect des obligations légales applicables.

15. COMMUNICATIONS ET PREUVE

15.1. Les communications contractuelles peuvent être valablement effectuées par courrier électronique aux coordonnées communiquées par les parties, sauf lorsqu’une forme particulière est imposée par la loi ou le contrat.
15.2. Les offres acceptées, bons de commande, bons de livraison, bons d’intervention ou de réception, rapports techniques, tickets, relevés, courriels et enregistrements électroniques peuvent servir d’éléments de preuve, sous réserve de la preuve contraire.

16. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION

16.1. Le contrat est régi par le droit belge.
16.2. Sous réserve des règles impératives de compétence, tout litige relève des tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon, correspondant au siège social du Fournisseur à Mont-Saint-Guibert. Le Fournisseur conserve le droit d’agir devant toute autre juridiction compétente lorsque la loi le permet.

17. DISPOSITIONS FINALES

17.1. Les conditions particulières, devis, cahiers des charges, bons de commande, contrats de service ou de maintenance et annexes acceptés font partie de l’accord. En cas de contradiction, les conditions particulières expressément convenues prévalent sur les présentes conditions générales.
17.2. Le fait pour une partie de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.
17.3. Toute modification ou dérogation substantielle doit être établie ou communiquée conformément au contrat et à la législation applicable.
NOTE DE VALIDATION : Projet contractuel B2B harmonisé au sein de l’univers Novoffice. Les clauses sensibles, notamment paiement, limitation de responsabilité, réserve de propriété, résiliation et compétence territoriale, sont à faire valider par un conseil juridique belge avant publication.